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合同管理軟件開發

發布于:2020-01-03 20:43來源:北京軟件開發公司 作者:北京大數據公司 點擊:

1     合同管理軟件開發

1.1   模块功能说明

合同管理模塊爲東莞地鐵公司R2線提供工程建設項目中所有合同的編制、修改、審批、變更管理等,包括合同範本管理、招標管理、合同編制、合同審批、正式合同文件産生及歸檔、合同變更、合同結算、合同支付、合同終止、實際進度記錄、預警等功能。合同管理支持多種格式的合同及合同補充協議和附件的導入,並采取嚴格的權限及失密機制對相關文件進行保護。對合同實施全過程進行跟蹤管理,按統一的合同編號規則自動天生合同編號,同時包括相關補充協議及附件的管理。
合同管理作爲項目管理的起點,它控制並制約著計劃管理、成本管理、質量管理等,是項目建設的關鍵和保证企業利益的重要環節,對合同進行科學的管理可以維護項目發包方和承包方各自的權益,提高企業經濟和社會效益,提高管理水平。
通過合同管理模塊的實施規範企業合同簽訂行爲,減少合同糾紛損失。建立規範化的合同管理體系。合同管理以合同起草爲起點,實現了合同的評審、合同的訂立、合同的履約、合同的變更、合同的索賠、法律糾紛、合同清欠等對合同全性命周期的管理。合同結束後,以合同檔案的情势歸檔到系統中。

                                                                                     图片 1   合同管理模塊功能地圖

1.1.1  合同计划

Ø  合同计划模板管理
合同計劃模板管理,包括計劃編號、計劃名稱、授与方式、授權範圍、招標文件提交時間、發布公告時間、開標時間、簽定合同時間、招標文件提交總部時間、經辦人、主辦單位、主辦部門、授權內容、預計合同總金額、計劃簽訂合同時間、擬簽訂合同數、擬簽訂合同名稱等基本信息。用戶可以基于合同計劃模板庫快速天生新合同。合同模板還可以按合同類型來進行區分,模板可顯示的合同內容根據合同類型不同而不同。
Ø  合同营业流程管理
合同管理模塊支撐新建、審核、彙總和維護合同計劃等多個業務流程。當實現計劃執行滯後,系統提供預警功能,通過郵件或其它情势知會經辦人。在合同業務流程管理中,系統還提供自動跟蹤合同計劃流程審批過程功能。
Ø  合同状态控制
合同計劃的狀態分爲編制、審核、彙總、審批、發布、取消。根據合同計劃業務規範設置各狀態下的業務規則。對于合同計劃發布後,對合同計劃進行的修改,將保留曆史記錄,曆史記錄體現的是業務主辦部門對修改所作的修改,其它在審核、審批環節所作的修改不保留曆史信息;曆史記錄的查看就是依據合同計劃查看業務部門的修改記錄。
Ø  合同计划管理
可以靈活導入、導出、新增合同計劃。當合同計劃管理過程中触及到的所有資料自動歸檔。

1.1.2  招标管理

爲了充分的利用市場和社會資源,引進競爭機制,降低建設成本,保證供應商和分包商的質量,施工總承包企業在項目管理過程中正在逐步的實行和加深招標管理。加強對工程分包、勞務分包和材料及設備的采購管理。是企業供應鏈管理中的重要環節。
依据《中华人民共和国招标招标法》规定的招招标过程,对全部招标过程进行管理。建立供应商和分包商的准入制,建立评价与考核体系。建立材料信息库形成内部指导价以便询价比价。规范招标过程流程建立考核体系和招标过程备案制,避免围标和不正当举动。体系与项目管理其他模块,例如合同、物质、设备等模块数据共享互联。提供企业网上评标的平台,可与招标方及评标专家三方协同工作。招标完成后,数据归档,形成 企业知识积累,便于管理的查询调用。及以后招招标的参考依据。

                                                                                          图片 2   招標管理功能地圖

1.1.3  合同范本

合同管理的合同東西支撐招標文件範本和合同範本的編制、修訂、歸檔流程,並對流程跟蹤。
合同東西支持對各類招標文件範本和合同範本的定制,範本與項目、合同類型相關聯,讓業務人員在新擬合同時可以直接通過合同類型選擇合同範本,並對其正文進行編輯,減少業務人員的工作量。
合同範本狀態控制:招標文件範本和合同範本新增或修訂中時,其狀態爲編制;當招標文件範本和合同範本提交時,其狀態爲審批中;在審批中的招標文件範本和合同範本除審批人可以修改外其他任何人不能進行修改;招標文件範本和合同範本審批後,其狀態爲審批,在招標管理和合同管理中可以引用招標文件範本和合同範本;當狀態爲審批時,可以打開進行修改,一旦發生修改,其狀態變爲“編制“狀態;對已啓用的範本進行修改,基本信息保存後在對照表中可以添加對照項,可以增长新舊版本範本內容的比較信息。
合同範本支持通過審批的招標文件範本和合同範本,能自動歸檔到文檔中心。並提供廢止功能,只有經辦人有權限對招標文件範本和合同範本進行廢止。

1.1.4  合同编制

Ø  合同类别设置
合同類型采用樹形結構分項目、分層定義合同類型,並按照合同類型予以授權,便于對衆多的項目合同進行分類、分權限管理和檢索。可以對合同分類進行新建、編輯、刪除。合同分類可以得科學的對合同文檔進行歸檔和劃分。全員類別設置內容包括合同類別名稱、起草人、默認審批流程(工作流引擎)、默認附件權限設置等內容。
Ø  工作流设置
合同編制利用工作流引擎對合同編制及合同編制審批的流程進行定義,可對每個合同分類預置審批流程,用戶起草合同後可以按預置的工作流進行相應合同類型的流程流轉。
Ø  合同编制
當用戶在編制合同時,用戶可以根據權限創建合同文檔,擬定各類合同,根據不同的合同類型來填寫合同簡要信息和相關文檔。簡要信息包括:合同類型、合同編號(自動根據編碼規則天生或者用戶手工錄入)、對應的概算編號(系統根據編碼規則天生或用戶手工錄入)、承辦人及部門、相關項目、甲方乙方,合同定稿時間,合同簽訂時間,合同總金額,付款期數、時間、條件、金額等。同時在合同的編制過程中,建立合同與概算信息的關聯關系,以確保合同金額能控制在概算範圍內。
合同編制還支持對合同編制中各個狀態的管理和控制。例如:
1)        在合同编制申请期间,可以直接对合同进行修改、删除,在编制时,自动产生合同编号;
2)        在合同编制考核期间,合同营业主理针对合同清单中与概算代码、开支类型进行考核,合同考核后,才能提交合同进行审批;
3)        在合同审批期间,合同自提交审批后到审批结束前,其状态为审批中,在合同处于审批中,只有处于审批环节中的职员可以进行修改,其它职员不可进行修改;
4)        在合同审批结束后,其状态为审批,在审批阶段中,除编制人可以调整结构化信息外,其它任何人不可对合同进行修改;
5)        在合同启用后:针对审批后的合同,在合同书面资料加盖合同章以后,合同状态为启用,在启用阶段,才能为合同管理体系中其它模块使用。
在合同編制中,還支持合使用多幣種,系統會自動按自定義的彙率對本位幣的對換處理。
在無合同的情況下,合同編制還支持虛擬合同的天生處理。在合同編制的過程中,系統提供合同編制資料的自動歸檔功能。
Ø  合同查询
系統支持采用關鍵字進行搜索;支持按合同主題、合同類別、起草人、承辦人等組合條件的高級搜索。
Ø  合同资金管理
實現對單一資金/多種資金來源合同的信息管理,能夠把合同按照在不同線路建設項目中的預算分布,進行自動拆分和合並管理。
實現合同中資産目錄的維護,將合同開項信息與資産目錄對應。

1.1.5  合同变更

合同變更記錄合同執行過程中所有與合同有關的事務發生情況(內容、金額等),如果在主合同的執行過程中合同的單項發生了數量,金額上的改變或是合同單項的新增,用戶都必須通過系統的合同變更模塊來進行調整。
合同變更的合同記錄必須要經過核准後才真正见效啓用,也就是說,合同變更記錄只有核准了,才能在體現到原合同中去。同時,合同變更記錄一旦被核准後就不能直接編輯、刪除,用戶如需要刪除該記錄,首先要將該記錄取消核准。也就是說:未提交審批前,該變更記錄處于可編輯狀態;未提交審批前,該變更記錄處于可刪除狀態。主要功能包括:
Ø  合同变更申请
管理合同變更申請表,包括合同編號工程項目名稱、變更、編號變更名稱、變更對象類型、變更金額、變更原因、變更內容等信息。變更內容可以通過接口從外圍系統進導入。
當完成合同變更申請後,需要對合同變更進行審批,合同變更審批工作流將會啓動。合同變更審批工作流包括:合同變更審批、合同補充協議報批、合同補充協議審批流程,自動實現各審批流程中的授權判斷。
Ø  合同变更管理
合同變更管理實現合同清單信息、合同變更清單與概算代碼關聯,當合同變更申請被審批後,系統將用變更信息直接更新合同對應的概算信息。同時當合同進行變更時,系統還會同時展現相關聯的變更信息,便于決策者作出正確判斷。合同變更管理實現了設計變更、概算變更與合同變更的關聯,可根據工程清單自動計算變更的總額。
合同變更還能實現對實現對單一資金/多種資金來源合同的變更管理,能夠把合同按照在不同線路建設項目中的預算分布,將變更金額進行自動拆分和合並管理。
Ø  合同变更查询与归档
在合同變更過程中触及到的所有資料系統都將會進行自動歸檔,以便于日後跟蹤查詢。系統提供按合同編號、合同名稱、合同類別等多個維度對合同變更情況進行查詢。

1.1.6  合同支付

合同支持模塊提供對合同支持流程的管理,完成工程建設項目上触及到的各類合同的申請支付活動,包括:預付到貨付款、計量支持、質保款支持等。系統按各類合同订定了審批工作流,系統自動按已订定的審批工作流對合同支持進行審批和授權判斷。同時合同支持還提了接口與ERP財務應付模塊進行接口,將支付數據傳至ERP財務應付模塊,産生財務應付數據,實現數據共享。主要包括:
Ø  工作流设置
工作流設置完成按合同類型定制審批工作流,實現對預付款、到貨付款、計量支付、質保款支付的工作流審批。
Ø  合同支付申请
任何合同的支持都必須先申請合同支付。在支付申請時,系統會按照付款類型自動體現曆史支付信息,包括:基于開項累計、基于季度累計、基于年度累計,以供申請人參考。
當合同支付申請創建後,需要對申請進行審批,在申請審批時,系統將會自動關聯完工信息、到貨信息、合同條款,輔助用戶判斷是否滿足合同支付條件。
Ø  合同支付管理
合同支付管理管理所有類型的合同支付單據。他建立了進度管理、到貨管理與合同支付的關聯關系。
當合同支付單據創建後,合同支付審批工作流將會啓動,完成支付審批。當合同支付審批時,系統將會自動關聯完工信息、到貨信息、合同條款,輔助用戶判斷是否滿足合同支付條件,以供審批人參考。
在合同支付時,實現對單一資金/多種資金來源合同的支付管理。當合同支付未審批前,用戶可手工對合同支付明細時行添加和扣減條目,同時用戶可根據合同編制時的資金來源來進行調整後支持。
合同支付管理提供了合同發票和實際支付信息的錄入和核對功能,支持支付和發票一對多或多對多的對應關系,並根據当局財政支付科目産生合同支付財務信息,與ERP應付模塊進行接口。
Ø  合同支持归档与查询
在合同支付過程中,將會記錄所有触及資料,並進行自動歸檔。
可按合同類型、合同金額、工程金額等多維度天生統計圖表功能,直接展現合同的支付情況。合同的支付情況展現,可以根據東莞地鐵的實際調研情況進行客戶化開發。

1.1.7  合同结算

合同結算分爲支出合同結算和收入合同結算兩大部分,他們所分管的業務不同。
支付合同結算:指在一個計量期結束後,要進行一次結算,將已完成的工程款項結算給乙方,這部分款項主如果由用戶自定義的付款款項組成。在合同管理系統中,“合同結算”定義合同款項結算的具體日期和結算金額,結算金額的彙總不能大于合同金額;合同結算金額累計<=合同金額。
收入合同結算:收入合同的結算對象主如果各類承包合同,企業按照承包合同和已完工程量向建設單位(業主)辦理工程價清算的經濟文件。結算的依據是施工單位與建設單位之間簽訂的合同(含補充協議)。
主要功能包括:
Ø  合同結算信息維護
管理合同結算狀態及各狀態下合同結算信息的維護,包括:編輯、審批中、已審批(適用于需外審的合同結算完成內部審批時)、已審定(適用于無需外審的合同結算完成內部審批,及需外審的合同結算的外審結果填寫完畢並審批結束)。
Ø  合同結算審批
当完成合同結算信息維護后,合同結算審批工作流将会启动,体系会自动关联合同基本信息、合同变更情况、合同支付情况,为审批者决策提供参考。在完成全员结算的过程中,体系将记录所有流程管理,以完成往后的流程跟踪。
Ø  合同結算反饋
對于結算書後審定的金額需要反饋到系統中與系統中的合同信息對比,産生差異的需要按照合同開項反饋到合同信息中,形成合同的變更信息。合同結算過程中触及資料的自動歸檔到公司檔案系統中。

1.1.8  合同停止

合同終止包括對正常合同的終止和對異常合同的終止。對任何合同的終止都必須先提次合同終止申請,只有申請通過的合同才能執行合同終止操作。對任何類型的終止,系統都會配有工作流,由工作流來啓動合同終止審批,完成審批工作。系統會自動對合同終止的過程中所触及到的資料進行歸檔,完成日後對合同終止的跟蹤與查詢。
Ø  合同終止申請
合同終止申請表单包含合同编号、经办人、主理部门、停止类型、停止原因等信息
Ø  合同終止審批
合同終止申請及审批时,自动关联合同相干信息,辅助客户判断是否符合停止条件。在考核流程中,体系将不允许补充协议单独办理合同停止。
Ø  資料歸檔
对合同停止过程中触及资料体系完成自动归档,使于往后跟踪合同終止申請流程。

1.1.9  合同台账信息

建立了完善的合同台賬功能,彙總了所有該合同下的信息,包括合同變更、合同支付、合同到貨、合同結算等所有信息,可按需求實現多維度關鍵字聯合查詢出確定的合同信息。實現了多維度查詢合同關鍵信息,能方便快捷地查看到合同的計劃、執行、以及資金的情況。系統還提供了合同數據溯查詢,獲取相應基礎數據信息,如合同基本信息、合同變更信息、合同支付信息、合同結算信息、合同終止信息等。

1.1.10 供应商管理

供應商管理提供對供應商的統一管理與維護,提供供應商的新增、修改、查詢等功能。供應商編碼可以按東莞地鐵實際情況來進行規則定義,在創建新供應商時系統自動天生,也可以提供手工錄入供應商編碼功能。供應商編碼一但天生,將會貫穿整個供應商處理周期。
供应商管理提供了接口功能,可以通过接口将外围体系供应商信息按供应商信息格式经体系处理过天生体系供应商信息。也可以有与ERP 应付模块供应商信息完成信息共享。

1.2   营业流程


                                                                           图片 3   合同管理實現流程
 
 

                                                                       图片 4   合同輸入流程

2     设备到货管理功能实施建议方案

在中,物資往往占到整個工程施工成本構成中非常大的份額,因此在工程材料轉化到工程施工到轉爲資産整個過程中,保證各種物資的性價比達到最優化是控制生産成本的重要目標,保證各種物資及時准確的到達生産一線是保證施工進度的重要環節,保證物資質量是保證終産品質量的關鍵身分。設備到貨模塊涵蓋了從需求計劃的提出、采購、入庫、出庫到預轉資全過程的現場管理。在管理的過程中,系統自動天生物資的各種報表,與成本進行無縫對接形成實際成本的歸集,並提供接口與ERP財務模塊進行無縫集成。主要模塊包括:
1)        物資管理的基礎工作:主要包括合格供應商庫、具有統一編碼的物資庫、物資價格庫
2)        物資計劃管理:施工用料計劃、月度物資需求計劃
3)        物資采購管理:月度采購計劃、采購實施
4)        物資現場管理:主要包括:入庫、出庫、調撥、退庫、退供、盤盈、盤虧、檢驗等管理環節
5)        統計分析:系統提供多維度數據分析與挖掘。從供應商的維度、從施工部位、從材料類別、從合同維度、從組織架構維度等等多維度形成分析報表。
6)        預轉資管理:完成資産目錄管理、設備轉移管理、與ERP接口管理。

2.1   设备到货功能架构


 設備到貨模塊功能架構

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